Почта Банк запустил HR-бота в телеграм-канале. Он поможет сотрудникам оформить отпуск или узнать остаток отпускных дней, предупредит компанию об отсутствии при болезни и оформит справку 2НДФЛ, подскажет контакты технической поддержки, даст ссылку на систему мотивации и оплаты труда и другие полезные внутренние ресурсы для сотрудников. Благодаря его запуску время решения кадровых вопросов сократилось до нескольких секунд.
Одна из главных ценностей и целей запуска бота – сокращение времени работника на получение кадровых сервисов. Время решения кадровых вопросов благодаря боту существенно сократилось. Например, на справку о доходах требуется около 7 секунд. HR-помощник всегда под рукой и доступен 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Это значит, что теперь в любой момент и в любом месте сотрудники могут решить самые разные кадровые вопросы и получить ответ прямо здесь. Не нужно заходить на специальный корпоративный портал и уже тем более идти в кадровую службу.
«Когда мы создавали нашего HR-помощника, мы опирались на самые частые обращения в службу персонала банка. Какие кадровые сервисы чаще всего нужны сотрудникам? Заказ справок, получение расчетного листа, предупредить об отсутствии по болезни или оформить отпуск. А еще мы увидели, что часто люди проверяют дни рождения коллег и руководителей. Всему этому мы научили нашего бота, и он постоянно дополняется. Мы хотели сделать так, чтобы на получение этих рутинных сервисов уходили считанные секунды. Например, как в мобильном приложении банка получить информацию об операциях или перевести деньги», — рассказала вице-президент, директор по персоналу Почта Банка Юлия Бородай.
По ее словам, уже более половины сотрудников перешли от традиционного корпоративного портала к регулярному использованию телеграм-бота. Например, сейчас около половины справок 2-НДФЛ запрашиваются сотрудниками именно через телеграм-бота.
Такие решения просто необходимы крупным и территориально распределенным компаниям. Команда Почта Банка сегодня насчитывает более 19 000 человек, объем кадровых документов при такой численности получается внушительный. Поэтому кадровые процессы в банке давно автоматизированы и переведены на электронный документооборот. Но если прежде рутинные процедуры можно было проводить через систему 1С: Документооборот (традиционного бумажного оформления требуют только заявления о приеме на работу и об увольнении), то теперь даже не обязательно заходить в компьютер или открывать почту.
Основная система, на базе которой работает бот – 1С:ДО. Она, в свою очередь, интегрирована с зарплатной системой 1С:ЗУП, корпоративным порталом и другими внутренними ресурсами банка. Это помогает в онлайн-режиме «подтягивать» любую запрашиваемую информацию. Например, региональные управляющие банка активно используют бот для подписания приказов и справок в электронном виде. Задачи приходят им именно через телеграм-бот. Быстро, удобно и всегда под рукой, что в условиях плотного графика – просто спасение.
В ближайших планах – создание отдельного сервиса для сотрудников в декретном отпуске. «Обычно через 3 месяца им блокируется доступ в различные системы, и коллеги становятся отрезанными от жизни банка, его сервисов. Мы хотим дать им возможность по-прежнему использовать многие сервисы, например, заказывать справки, а также уведомлять о важных событиях», — рассказывает Бородай.
Также в бот будет интегрирован процесс онбординга для новых сотрудников, включая поэтапное изменение дохода. Планируется также обучить бота NLP для ведения беседы с сотрудниками, включая, возможно, голосового помощника.