29,6% сотрудников отечественных компаний считают систему электронного документооборота (ЭДО) полезной инициативой властей. При этом 29% ответили, что в текущем виде система не идеальна, но в перспективе может стать крайне полезной и удобной. 23% не считают ее хорошей, а 18,2% воздержались от ответа. Такие данные опроса приводят облачный сервис управления торговлей «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.RU. В опросе приняли участие 1537 представителей бизнеса из всех регионов страны.
Согласно результатам опроса, лишь 3,8% российских компаний полностью перешли на ЭДО. 38,9% примерно поровну работают как с бумажными, так и с электронными документами, 26,8% пока работают исключительно с физическим документами, а 20,3% в основном используют ЭДО, но бумажные документы по-прежнему остаются.
Также компании, которые перешли на электронный документооборот, рассказали о том, как им дался переход: 26,7% ответили, что проблем с введением системы у них не возникло, а 44,3% сказали, что испытывали некоторые сложности на этапе внедрения, но при этом сам процесс прошел легко. 28,9% ответили, что им с трудом удалось внедрить ЭДО.
Основными причинами подключения системы ЭДО в компаниях опрошенные назвали удобство и высокую скорость работы с электронными документами (39,4%), программу обязательной маркировки товаров (25,7%), 15,8% перешли на ЭДО только из-за контрагентов, а 7,4% ответили, что пандемия создала трудности с обменом бумажными документами. 4,4% в числе причин назвали переход на удаленную работу, 4% — заботу об экологии и лишь 3,2% указали финансовую экономию.
На вопрос о том, сократились ли ежемесячные административные расходы на курьеров, бумагу, почту и прочее — 30,1% ответили, что да, но экономия составила не более 1 000 рублей в месяц. 15,8% компаний смогли сэкономить до 5 000 рублей, а 6,18% — до 20 000 рублей. 47,2% ответили, что внедрение ЭДО не позволило сэкономить средства.
Среди наиболее явных проблем, респонденты отметили необходимость по-прежнему дублировать электронные документы бумажными (18,1%), стоимость настройки и введения в эксплуатацию ЭДО (15,1%), сложность внедрения системы (12%), сбои в работе (12,1%), сложности при взаимодействии с госорганами, поскольку некоторые инстанции требуют бумажные документы, а некоторые — цифровые (12,6%), неудобство обмена документами через роуминг (9,7%), плохую работу техподдержки (8,1%), сложности с получением и использованием ЭЦП (7,4%). 4,9% опрошенных не столкнулись ни с одной из вышеперечисленных проблем.
Кроме того, компании высказались по поводу результатов внедрения ЭДО на предприятиях: почти треть опрошенных (31%) рассказали, что пока не заметили каких-либо изменений, 24,5% уже оценили повышение скорости обработки документов, 22,5% — удобство работы с документами удаленно, 13,3% ответили, что стало меньше бюрократии, а 8,7% рассказали, что им удалось сэкономить средства благодаря ЭДО.
Напомним, что в конце декабря 2020 года на сайте Федеральной налоговой службы появилось сообщение об утверждении Концепции электронного документооборота (ЭДО) в хозяйственной деятельности edo_concept.pdf (nalog.ru). Согласно данному документу, к концу 2024 года в электронную форму переведут 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
Аскар Рахимбердиев, CEO компании МойСклад: Внедрение ЭДО –это новый уровень управления информацией, которая повышает продуктивность работы бизнеса. Бумажные документы стали все больше уходить в прошлое, чему активно способствовала пандемия и удаленная работа, а также ряд законодательных инициатив. Бизнесу непросто, приходится перестраивать бизнес-процессы, обучать людей, тратить деньги. В нашем исследовании многие отметили, что перешли на электронный документооборот скорее вынужденно: из-за обязательной маркировки или требований контрагентов, однако, большинство все же сами выбрали ЭДО, потому что это удобно и экономит время.
У системы электронного документооборота пока есть проблемы, самая серьезная — привязка к электронной цифровой подписи. ЭПЦ не дает возможность оформить доверенность на сотрудника, часто недоступна, например, на смартфоне, существуют проблемы с безопасностью. Тем не менее, полный переход бизнеса на ЭДО завершится весьма скоро. Через год мы планируем провести аналогичное исследование и сравнить цифры.
Антон Румянцев, директор OFD.RU: «Электронный документооборот – неотъемлемая часть программы внедрения цифровой экономики в России. Наличие электронного документооборота (ЭДО) является одним из условий для работы с маркированным товаром. До 2024 года обязательная маркировка затронет большую часть товарных категорий и всех участников товарооборота: производителей, импортеров, дистрибьютеров, логистические компании, офлайн- и онлайн-ритейл.
ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их и ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате.
К безусловным преимуществам введения ЭДО для бизнеса можно отнести скорость получения подписанных документов, гарантию доставки электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов ЭДО. Кроме того, ЭДО позволяет оптимизировать документооборот в крупных холдингах и даёт возможность работать с любым количеством документов. За счёт автоматического формирования документов исключаются ошибки ручного ввода в первичных документах. Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии.
ЭДО позволяет до 65%экономить время сотрудников и на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов».